Normalizovaná jména svědků právního pořízení v nominativu, za nimi podoba zapsaná v listině.

Normalizované jméno pečetitele v nominativu. Pečetní opis (nebudeme-li schopni ho přečíst, napíšeme otazník), barva pečeti a pečetní misky a způsob připevnění pečeti k listině.

Uvádí se místo výskytu poznámky na originálu listiny a její doslovná citace.

Zde se bude uvádět, v jaké formě se listina dochovala. Někdy může být vícečetné dochování, které bude označeno siglami A (vyhrazena pro originál), B, …, v případě dvou originálů rozlišíme sigly A1, A2. Pokud nepůjde o originál, bude položka doplněna o dataci dochování, případně další údaje. U deperdit nepoužíváme sigly, místo nich napíšeme pouze deperditum: zmíněno v listině, listu, účtech...

Zde budou reference na archivní uložení, sigly korespondují s formou dochování. Jednotlivé údaje u každé položky (název/zkratka archivu; název/zkratka archivního fondu; přesné uložení).

Sigla zpracovatele a datum ve standardizovaném tvaru